Já imaginou receber um e-mail com uma fatura e, automaticamente, esse arquivo ser salvo na sua pasta de finanças, o valor registrado em sua planilha de controle e seu gerente notificado? Com o Microsoft Power Automate, isso é possível, além de muitas outras automações!
Assim como seus concorrentes, o Power Automate permite que profissionais criem fluxos de trabalho automatizados envolvendo tarefas em diferentes aplicativos ou serviços – mesmo de fornecedores diferentes – que enviam notificações, solicitam e oferecem aprovações e gerenciam tarefas rotineiras automaticamente, sem necessidade de programação.
O Power Automate se conecta a aplicativos e serviços empresariais por meio de componentes chamados “conectores”. A Microsoft oferece mais de 1.000 conectores pré-construídos e certificados, e você pode criar conectores personalizados para outros aplicativos.
Embora qualquer pessoa com uma conta Microsoft possa usar o Power Automate gratuitamente de forma limitada, usuários empresariais precisarão de uma assinatura paga para acessar conectores e ferramentas essenciais. O Power Automate está incluído na maioria dos planos empresariais do Microsoft 365, então você provavelmente já tem acesso a ele; caso contrário, planos separados do Power Automate começam em US$15 por usuário por mês.
Vamos explorar como começar a usar o Power Automate!
Entendendo o básico
Às vezes, ao usar um serviço como o Power Automate, você pode sentir-se perdido, sem saber por onde começar. Felizmente, a Microsoft oferece modelos que demonstram diversas possibilidades. Explore a galeria de modelos para ter uma ideia do que é possível fazer, desde salvar anexos de e-mails em uma biblioteca do SharePoint até registrar respostas de formulários em uma planilha do Google.
Mas os modelos são apenas um ponto de partida. Você precisará criar algo personalizado para seus fluxos de trabalho. Antes de criar automações (ou “fluxos”, como são chamados no Power Automate), vamos entender o que estamos trabalhando.
Pense no Power Automate como seu assistente pessoal digital que pode trabalhar em seus aplicativos. Existem três tipos principais de automação que você pode criar:
- Fluxos na nuvem: são como ter um assistente na nuvem, constantemente monitorando ações em seus aplicativos online, como Outlook, SharePoint ou Teams. Existem três tipos: automatizados, instantâneos e programados.
- Fluxos de área de trabalho: são como ter alguém sentado em seu computador, clicando e digitando para você em aplicativos de área de trabalho, como Excel ou software empresarial especializado.
- Fluxos de processo de negócios: são como ter um guia que o acompanha em procedimentos complexos passo a passo.
Cada tipo serve a um propósito diferente, e você provavelmente usará uma combinação deles.
Começando
Vamos configurar o Power Automate pela primeira vez. O processo é simples, mas há alguns detalhes importantes.
Abra seu navegador e acesse microsoft365.com. Faça login com seu e-mail e senha de trabalho. Você encontrará o iniciador de aplicativos do Microsoft 365 (um ícone quadrado com nove pontos) no canto superior esquerdo.
Clique no iniciador de aplicativos; isso abrirá um painel mostrando todos os seus aplicativos do Microsoft 365. Procure pelo Power Automate (um ícone de seta para a direita multicolorida). Se não o encontrar, use a barra de pesquisa.
Clique em Power Automate para abri-lo. Na primeira vez, você pode ver um breve tutorial. Você verá uma tela de boas-vindas com modelos e sugestões. Observe a barra de navegação esquerda: aqui você encontrará seus fluxos, modelos e conexões.
Sua primeira automação: arquivamento de e-mails
Vamos criar um fluxo que armazene arquivos anexados a e-mails no SharePoint e os acompanhe em uma lista centralizada. Na página inicial do Power Automate, clique em Criar e selecione Fluxo de nuvem automatizado. Nomeie seu fluxo (ex: “Solicitações de Bolsas”).
Escolha um gatilho. Digite “novo e-mail do Outlook” e selecione “Quando um novo e-mail chega”. Adicione parâmetros avançados: “Incluir anexos” (Sim), “Filtro de assunto” (ex: “Solicitação de bolsa”), e “Pasta” (Caixa de entrada).
Adicione uma ação: procure por “Criar item” (SharePoint). Configure-o com seu site e lista do SharePoint. Crie uma coluna de texto chamada “Conteúdo da Mensagem”. Adicione parâmetros avançados: “Limitar colunas por visualização” (Todos os itens), “Título” (use conteúdo dinâmico: “De” em “Quando um novo e-mail chega”), “Conteúdo da mensagem” (use conteúdo dinâmico: “Corpo” ou “Pré-visualização do corpo” em “Quando um novo e-mail chega”), e “ID do tipo de conteúdo” (Item).
Adicione uma ação “Aplicar a cada” com o conteúdo dinâmico “Anexos”. Adicione outra ação “Obter anexo” (Outlook) com os parâmetros “ID da mensagem” e “ID do anexo”. Adicione uma ação “Adicionar anexo” (SharePoint) com os parâmetros: endereço do site, nome da lista, ID, nome do arquivo e conteúdo do arquivo (conteúdo dinâmico dos anexos).
Salve o fluxo. Use o botão Testar (Manual) para testar. Envie um e-mail com um anexo e o assunto especificado. Verifique se o fluxo funciona e os itens são adicionados à lista do SharePoint.
Adicionando o poder da IA: Copilot e AI Builder
Vamos adicionar inteligência artificial aos seus fluxos. Crie um novo fluxo e clique em “Descreva-o para projetá-lo”. Descreva o fluxo usando linguagem natural (ex: “Quando um novo arquivo de fatura é criado no SharePoint, quero usar o AI Builder para extrair informações…”). O Copilot gerará um fluxo. Configure as ações específicas.
Tornando seus fluxos confiáveis
A confiabilidade é fundamental. Considere o tratamento de erros. Após cada ação, pense no que pode dar errado. Use as configurações “Executar após” para criar ações que respondem a sucessos, falhas, saltos ou tempos limite. Configure notificações por e-mail para falhas.
Utilize “Ramos paralelos” para executar processos simultâneos. Monitore seus fluxos com um fluxo de monitoramento diário que verifica o histórico e envia um resumo. Configure alertas inteligentes para falhas críticas.
Considerações finais
O Microsoft Power Automate simplifica a automação de tarefas. A integração com o Microsoft 365 e outros serviços o torna uma ferramenta poderosa para otimizar fluxos de trabalho. Experimente e veja o impacto da automação em sua produtividade.
Compartilhe suas experiências com o Power Automate!
Fonte: Computerworld
